Lưu trữ phải bảo mật và an toàn  

Đó là chỉ đạo của Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Minh Luân tại buổi làm việc với UBND 2 huyện Trần Văn Thời và Cái Nước về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu và số hoá tài liệu trong quá trình sấp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị vào chiều 20/5.

Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Minh Luân chia sẻ, những khó khăn trong công tác văn thư, lưu trữ tài liệu tại huyện Cái Nước.

Trong thời gian qua, UBND 2  huyện Trần Văn Thời và Cái Nước đã triển khai, thực hiện nghiêm các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh, về công tác văn thư, lưu trữ kịp thời, hiệu quả.

Theo thống kê của UBND huyện Cái Nước, hiện nay toàn huyện có trên 2.200 m tài liệu; trong đó tài liệu đã được chỉnh lý, tập kết, đóng gói khoảng 1.500 m. Hiện nay, các xã, thị trấn đang tiếp tục chỉnh lý, phân loại, đóng gói và niêm phong hồ sơ hoàn thành trước ngày 5/6/2025. Thời gian bàn giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoàn thành trước ngày 16/6/2025.

Hiện nay, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, số hoá tài liệu còn nhiều hạn chế, huyện đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành iOffice, chưa sử dụng phần mềm số hoá tài liệu.

Bên cạnh đó, công tác lưu trữ cũng gặp không ít khó khăn, hiện huyện chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, tài liệu sau khi giải quyết công việc hằng năm còn nằm rải rác tại các cơ quan chuyên môn; tình trạng tài liệu bó cục, đóng gói, điều kiện bảo quản chưa đảm bảo, chưa được tập hợp về kho lưu trữ để phân loại, chỉnh lý kịp thời.

Hiện nay, UBND huyện tiếp tục chỉ đạo các ngành đẩy nhanh tiến độ thống kê, tập kết, niêm phong, bảo quản tài liệu lưu trữ, phấn đấu hoàn thành việc giao nhận với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau trước ngày 20/6/2025. Đối với các xã, thị trấn, huyện sẽ tiến hành kiểm tra tiến độ thống kê, tập kết, niêm phong, bảo quản tài liệu lưu trữ và thực hiện công tác bàn giao về xã mới trước ngày 30/6/2025.

Ông Trịnh Việt Khái, Chủ tịch UBND thị trấn Trần Văn Thời, huyện Trần Văn Thời chia sẻ những thuận lợi, khó khăn trong công tác văn thư, lưu trữ.

Trước đó, đoàn công tác của Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Minh Luân đến kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu và số hoá tại huyện Trần Văn Thời. Hiện nay, huyện đã thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh, hồ sơ đáp ứng được yêu cầu số hoá là 133,1 m. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống chưa chỉnh lý hiện đang bảo quản là 1.104 m; trong đó, các phòng, ban, ngành, huyện là 741,5 m; UBND các xã, thị trấn là 362,5 m. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, số hoá tài liệu, các phòng, ban, ngành huyện và UBND các xã, thị trấn sử dụng phần mềm hệ thống văn bản iOffice thực hiện công tác văn thư nhanh chóng, tiện lợi, hiệu quả.

Tuy nhiên, do cơ sở vật chất chưa đảm bảo, kho lưu trữ của huyện diện tích nhỏ, hẹp 44 m2 với 20 kệ, giá lưu trữ hồ sơ, không đảm bảo tập kết số lượng tài liệu nhiều. UBND huyện Trần Văn Thời đề xuất Sở Nội vụ xem xét cho huyện được lưu trữ tài liệu tại 4 điểm, gồm: bộ phận Lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Nông nghiệp và Môi trường và Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện.

Qua công tác kiểm tra, Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Minh Luân ghi nhận các kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ tại 2 huyện Trần Văn Thời và Cái Nước, kết quả đó thể hiện sự quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo của 2 huyện cũng như tinh thần trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của các cán bộ, công chức. Phó chủ tịch UBND chỉ đạo 2 địa phương phát huy những ưu điểm, khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục thực hiện và chỉ đạo tốt hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu và số hoá tài liệu trong quá trình sấp xếp tổ chức bộ máy  của hệ thống chính trị.

Phó chủ tịch UBND tỉnh nhấn mạnh: Lưu trữ tài liệu là khâu rất quan trọng, phải bảo mật, tuyệt đối an ninh, an toàn, để khi cần chi xuất nhanh chóng, dễ dàng. Đặc biệt, phải quan tâm công tác số hoá chuyển đổi từ văn bản giấy thành tài liệu mới kỹ thuật số, tích hợp lưu trữ đám mây, tiến tới Chính phủ điện tử, không dùng văn bản giấy trong hội họp. Phó chủ tịch UBND tỉnh lưu ý địa phương trong đóng gói, phân loại tài liệu nào giao cho trung tâm lưu trữ lịch sử, tài liệu nào lưu ở địa phương, tài liệu nào hết hạn, hư hỏng thì lập biên bản tiêu huỷ theo quy định. 

                                                                    Trung Đỉnh