Nhiều tiện ích từ iOffice

(CMO) Trong năm 2021, các cơ quan cấp tỉnh tiếp nhận qua hệ thống iOffice trên 277.000 hồ sơ, đạt 99%; cấp huyện tiếp nhận qua hệ thống iOffice gần 568.000 hồ sơ, đạt 97%; cấp xã tiếp nhận qua hệ thống iOffice trên 533.000 hồ sơ, đạt 99%. Việc xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng đối với cấp tỉnh đạt 80% trở lên; cấp huyện đạt 70% trở lên và cấp xã đạt 50% trở lên.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, năm 2021, tỉnh Cà Mau đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (iOffice) đến tận cấp xã. Từ khi thực hiện điều hành, chỉ đạo công việc qua phần mềm, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên môi trường mạng. Qua đó, giúp công tác quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý văn bản iOffice được tỉnh Cà Mau triển khai đến tận UBND các xã, thị trấn, từ đó giúp giải quyết hồ sơ công việc nhanh chóng, thuận lợi.

Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu, từ đó có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.

Song song đó, phần mềm iOffice giúp việc tìm kiếm dễ dàng, tra cứu văn bản liên quan đến công việc đang xử lý, phân phối văn bản nhanh, đơn giản mà không phải phô-tô, in ấn, đi lại nhiều lần.

Ông Trần Hoàng Kiệt, Phó chủ tịch UBND Phường 1, TP Cà Mau, chia sẻ, nhằm hướng đến việc xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số đạt hiệu quả, hiện nay UBND phường đã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành. Thường xuyên xử lý công việc qua phần mềm quản lý văn bản iOffice đạt 100%. 3 tháng đầu năm, bộ phận một cửa, một cửa liên thông UBND Phường 1 đã tiếp nhận 1.205 văn bản đến, 1.660 văn bản đi và tất cả đều được xử lý qua phần mềm iOffice; 160 văn bản có chữ ký số, tỷ lệ cán bộ, công chức sử dụng thường xuyên đạt 94,4%.  

Thông qua sử dụng hệ thống iOffice, ở cấp tỉnh, văn bản được gửi đi đạt 99%, có 1% phát hành văn bản giấy cho đơn vị ngoài hệ thống; cấp huyện đạt 96%, có 4% phát hành văn bản giấy cho đơn vị ngoài hệ thống và cấp xã là 87%, có 13% phát hành văn bản giấy cho đơn vị ngoài hệ thống và đa số là khóm, ấp.

Theo ông Hồ Chí Linh, Giám đốc Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính, hiện nay, Cà Mau đã kết nối hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành iOffice với cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh. Do đó, việc sử dụng phần mềm iOffice giúp quản lý văn bản đến, đi, cũng như thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua mạng Internet. Đồng thời, iOffice còn có chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc. Từ đó, giúp chúng ta dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết, kiểm tra, hỗ trợ, tra cứu, khai thác thông tin. Đặc biệt, với những chức năng của phần mềm iOffice góp phần tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí và hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất.

Việc triển khai phần mềm iOffice đến các xã, thị trấn trên địa bàn tỉnh Cà Mau không nằm ngoài mục đích cải cách hành chính, nhằm tạo môi trường làm việc hiện đại, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển. Nhìn nhận sự ưu việt của phần mềm iOffice mang lại nhưng trên thực tế không ít địa phương vẫn còn tình trạng giải quyết hồ sơ công việc bằng văn bản giấy.

Ông Đặng Minh Luận, Phó chủ tịch UBND xã Tạ An Khương, huyện Đầm Dơi, thông tin, trong quá trình giải quyết hồ sơ công việc, cán bộ chuyên môn vẫn còn thói quen sử dụng văn bản giấy. Thói quen này là một trong những hạn chế mà địa phương đã nhìn thấy và sẽ khắc phục. Do đó, thời gian tới, UBND xã sẽ tăng cường chỉ đạo cho tất cả cán bộ chuyên môn phụ trách của xã thực hiện nhiều hơn việc xử lý hồ sơ công việc qua hệ thống phần mềm iOffice, vừa đảm bảo rút ngắn thời gian giải quyết công việc, vừa tiết kiệm được ngân sách của địa phương.

Việc sử dụng phần mềm iOffice đã và đang đem lại nhiều tiện ích trong xử lý công việc hành chính trên môi trường mạng. Đây sẽ là nền tảng tạo bước đột phá mới trong công tác cải cách hành chính, tạo lập thói quen cho cán bộ, công chức cơ quan Nhà nước làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số./.

Thanh Phương