Văn phòng đại diện được thực hiện chức năng xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và liên lạc, nhưng không được kinh doanh sinh lợi trực tiếp.

Trong bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn những điều kiện và thủ tục cần thiết khi mở văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam (how to set up a representative office in vietnam).

Điều kiện cấp phép

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được xem là thủ tục đơn giản và tiết kiệm hơn nhiều so với việc thành lập doanh nghiệp mới, nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động của công ty nước ngoài.

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, một thương nhân nước ngoài sẽ được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: Thương nhân phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc pháp luật sở tại công nhận. Đồng thời, công ty nước ngoài phải có thời gian hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương. Trong trường hợp giấy phép kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động, thời hạn này phải còn tối thiểu 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp phép.

Ngoài ra, hoạt động dự kiến của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế liên quan.

Đặt văn phòng đại diện là bước đầu tiên để thăm dò trước khi quyết định triển khai hoạt động kinh doanh chính thức.

Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Quy trình cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài được thực hiện theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, gồm các bước cụ thể như sau:

Trước tiên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện. Theo Điều 5 của Nghị định, nếu địa điểm đặt văn phòng nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao, hồ sơ sẽ được nộp tại Ban Quản lý của các khu này. Ngược lại, nếu văn phòng đại diện không thuộc các khu vực trên, cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Sở Công Thương tỉnh hoặc thành phố. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến tùy theo điều kiện thuận tiện của doanh nghiệp.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xử lý hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ thông báo yêu cầu bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong suốt quá trình giải quyết. Khi hồ sơ đã hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong vòng 07 ngày làm việc. Nếu từ chối, cơ quan này phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong trường hợp đặc biệt quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP – cụ thể như khi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia/vùng lãnh thổ không phải thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia và chưa có quy định pháp luật chuyên ngành liên quan – cơ quan cấp phép phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành. Việc xin ý kiến phải được thực hiện trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Bộ quản lý chuyên ngành sẽ phản hồi bằng văn bản trong 05 ngày làm việc, nêu rõ việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép. Trên cơ sở ý kiến này, cơ quan có thẩm quyền sẽ quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép trong thời hạn 05 ngày làm việc tiếp theo và cũng phải thông báo lý do nếu từ chối cấp phép.

Hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, để xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ gồm các tài liệu sau: Trước hết là Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-1 ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT. Tiếp theo là Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty nước ngoài, được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định. Doanh nghiệp cũng phải nộp văn bản cử hoặc bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện, kèm bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực hợp lệ.

Bên cạnh đó, hồ sơ cần có một trong các giấy tờ chứng minh công ty nước ngoài vẫn đang hoạt động trong năm tài chính gần nhất, chẳng hạn như báo cáo tài chính đã kiểm toán, văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế hoặc tài liệu tương đương. Đối với Trưởng Văn phòng đại diện, người nộp hồ sơ phải cung cấp giấy tờ tùy thân phù hợp: công dân Việt Nam sử dụng Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực; còn đối với người nước ngoài là Hộ chiếu kèm bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh quyền sử dụng trụ sở dự kiến của văn phòng đại diện, có thể là biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các giấy tờ tương đương. Cuối cùng, nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, cần kèm theo văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình thẩm định được tiến hành nhanh chóng và chính xác hơn.

Mức lệ phí thành lập mới Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là 3.000.000 VNĐ (Ba triệu đồng) cho mỗi giấy phép. Toàn bộ số tiền lệ phí do công ty nộp sẽ được chuyển vào ngân sách nhà nước.

The Sentry là địa điểm lý tưởng cho doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một địa điểm chiến lược để thiết lập sự hiện diện tại Việt Nam, The Sentry chính là lựa chọn lý tưởng.

Với sự kết hợp hoàn hảo giữa vị trí trung tâm đắc địa, các điều khoản hợp đồng thuê linh hoạt, cùng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đẳng cấp, The Sentry mang đến nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển thương hiệu tại thị trường Thành phố Hồ Chí Minh năng động. Đây là điểm đến hoàn hảo cho bất kỳ doanh nghiệp nào đặt mục tiêu mở rộng và củng cố vị thế kinh doanh.