Lạm dụng giấy tờ có chứng thực, tăng chi phí thực hiện thủ tục hành chính

Mặc dù Chính phủ đã ban hành chỉ thị việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) gây tốn kém cho người dân và lãng phí cho xã hội. Thế nhưng, qua kiểm tra kiểm soát TTHC, tình trạng này vẫn còn ở nhiều địa phương.

Mặc dù Chính phủ đã ban hành chỉ thị việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) gây tốn kém cho người dân và lãng phí cho xã hội. Thế nhưng, qua kiểm tra kiểm soát TTHC, tình trạng này vẫn còn ở nhiều địa phương.

Tại Ðiều 6, Nghị định 23/2015/NÐ-CP (thay thế Nghị định 79/2007/NÐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký) quy định: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Qua kiểm tra kiểm soát TTHC, việc lạm dụng giấy tờ có chứng thực, cũng như lạm dụng việc xác nhận chữ ký của trưởng ấp vẫn còn xảy ra.

Tuy nhiên, trên thực tế, khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện TTHC, đa số vẫn phải nộp bản sao giấy tờ, văn bản có chứng thực. Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ văn bản ngày càng gia tăng, việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.

Ông Phạm Quốc Sử, Phó trưởng Phòng Kiểm soát TTHC, Sở Tư pháp, nhận định: "Nguyên nhân cơ bản là do một số cá nhân, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về việc sử dụng bản sao khi giải quyết TTHC theo quy định tại Ðiều 6, Nghị định 23/2015/NÐ-CP, một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC có tâm lý ngại đối chiếu, cũng như sợ trách nhiệm nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính".

Ðể chấn chỉnh tình trạng nêu trên, ngày 20/6/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg “Về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC”. Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau đã có Quyết định số 1402/QÐ-UBND, ngày 10/9/2014, ban hành kế hoạch triển khai thực hiện chỉ thị trên.

Qua hơn 1 năm các văn bản này được ban hành, việc lạm dụng giấy tờ có chứng thực vẫn còn xuất hiện trong quá trình giải quyết TTHC tại một số cơ quan Nhà nước, mặc cho bộ thủ tục được ban hành không có nội dung thành phần hồ sơ phải có chứng thực.

Một sai phạm khác mà Ðoàn kiểm tra Kiểm soát TTHC phát hiện là vẫn còn tình trạng lạm dụng chữ ký của trưởng ấp như xác nhận tình trạng độc thân, trong khi trưởng ấp không được ký TTHC trong bất cứ trường hợp nào vì pháp luật không cho phép, trưởng ấp không có đủ thẩm quyền để ký.

Theo ông Phạm Quốc Sử, TTHC ở 13 lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã, không thủ tục nào quy định cần phải có xác nhận của trưởng ấp/khóm nơi cư trú. Việc nhiều địa phương yêu cầu công dân đến giải quyết thủ tục cần có xác nhận của trưởng ấp là sai quy định, vì ấp, khóm không phải là một cấp chính quyền, cũng như trưởng ấp, khóm không phải là công chức nên không đủ thẩm quyền tham gia giải quyết TTHC.

Ðể chấn chỉnh triệt để tình trạng trên, các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh cần quyết liệt hơn nữa trong việc tuyên truyền sâu rộng Chỉ thị 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ đến người dân dưới nhiều hình thức, tăng cường tập huấn cho cán bộ, công chức giải quyết TTHC về đối chiếu bản sao với bản chính nhằm tránh gây phiền hà, tốn kém cho người dân./.

Bài và ảnh: Hồng Phượng